AV-techniek voor evenementen in Utrecht

Wat doet een AV-bedrijf precies?

AV staat voor audiovisueel. Een AV-bedrijf levert en bedient de techniek die een bijeenkomst nodig heeft: licht, geluid, beeld en livestream. In de praktijk betekent dat: de apparatuur komt mee naar de locatie, wordt opgebouwd, tijdens het programma bediend en na afloop weer afgebroken. De opdrachtgever verzorgt de inhoud, het AV-bedrijf zorgt dat iedereen het kan horen en zien.

Bij Arunas Studio wordt de installatie altijd geleverd en opgebouwd door een eigen technicus. Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Wij blijven het hele programma om het mengpaneel te bedienen en in te grijpen als een microfoon uitvalt of de agenda anders loopt, of wij dragen de installatie aan u over en halen hem na afloop weer op. Allebei zijn het normale manieren van werken. Wat u nodig heeft hangt af van uw programma.

Verder verschilt het per bedrijf wat er in eigen beheer is en wat via partners loopt. Dat zegt op zichzelf weinig, maar het is wel iets om uit te vragen. Nuttige vragen als u offertes vergelijkt: staat er tijdens het programma iemand bij de apparatuur, en spreekt u die persoon vooraf? Is de apparatuur eigen bezit, en wordt die vooraf getest? En krijgt u de opname mee, en wanneer?

Bij Arunas Studio is de geluids- en beeldapparatuur eigen bezit en modulair opgebouwd, zodat er niets bijgehuurd hoeft te worden en alles getest is voordat het de bus in gaat. De technicus die u aan de telefoon spreekt is dezelfde die er op de dag staat.

Welke techniek heb ik nodig voor mijn bijeenkomst?

Bij vrijwel elke bijeenkomst begint de audiovisuele techniek bij geluid: verstaan mensen elkaar niet, dan doet de rest er weinig meer toe. Welke microfoon past hangt af van de spreker en van hoe het podium is ingericht. Achter een katheder kan een kathedermicrofoon, een handmicrofoon op statief of een headset, en sommige sprekers houden de microfoon liever gewoon vast. Loopt iemand rond over een podium, dan is een headset of een klein speldmicrofoontje het handigst, omdat de handen dan vrij blijven. Zo'n speldmicrofoontje heet in het vak een lavalier. Voor vragen uit de zaal gaat er een draadloze microfoon rond, of staan er microfoons op statief waar mensen bij aansluiten.

Voert een grote groep om beurten het woord, zoals bij een ledenvergadering, dan zijn vergadermicrofoons de gebruikelijke oplossing, met één microfoon per tafel of per twee personen. Zo'n set heet in het vak een DCN-systeem. De voorzitter kan daarmee het woord geven en elke microfoon uitzetten, en dat scheelt discussie over wie er aan de beurt is.

Wat er aan luidsprekers nodig is hangt af van de zaal: van één compacte luidspreker in een vergaderruimte tot een volledige geluidsinstallatie met extra kasten voor de lage tonen en kleine luidsprekers voor de voorste rijen. Zo'n complete installatie heet een PA-systeem, de kasten voor de lage tonen heten subwoofers. Alles loopt via een digitaal mengpaneel, en daar komt ook de opname vandaan. Die krijgt u na afloop mee op een usb-stick, als mp3 of wav.

En hoe zit het met beeld, licht en livestream?

Bij beeldtechniek draait alles om leesbaarheid op de achterste rij. De vaste beamer van een zaal is daar vaak net te klein voor, dus komt er projectie of een LED-scherm bij. Sprekers hebben een afkijkmonitor nodig, want wie zijn eigen slides niet ziet raakt de draad kwijt. Live wisselen tussen camerabeeld, slides en andere bronnen gebeurt via een video-switcher.

Licht bepaalt meer dan mensen denken. Een spreker die niet gericht is aangelicht verdwijnt in de schaduw op de opname, en standaard zaalverlichting blijft plat. Met spots die de sprekers van voren aanlichten, bewegende gekleurde lampen voor sfeer en grondlampen die de wanden omhoog verlichten verandert een zaal volledig van karakter. In het vak heten die respectievelijk frontspots, moving heads en uplighters. Bij licht vertaalt vrijwel elke euro zich direct in wat u ziet. Wij verzorgen het licht mee, zodat de bediening aansluit op de rest van de techniek.

Een livestream loopt via Teams, YouTube of een ander platform. Het camerabeeld gaat er als webcam in en het geluid als aparte mix vanaf het mengpaneel. Dat laatste is het belangrijkste verschil met een laptop die halverwege de zaal staat: thuiskijkers horen dan hetzelfde als de zaal, in plaats van een holle echo met gestommel eromheen.

Waarom maakt de zaal zoveel uit?

Omdat dezelfde bijeenkomst in een andere ruimte om andere audiovisuele techniek vraagt. In een hotelzaal of congreszaal, waar wij het vaakst staan, is meestal wel een vaste beamer aanwezig, maar zelden een die tot de achterste rij leesbaar blijft. En veel van deze zalen hebben galm: vooraan verstaat u alles, achterin wordt het wollig.

Bij een diepe of langgerekte zaal redt één set luidsprekers vooraan het niet meer. Dan komt er een rij gestapelde luidsprekers bij die het geluid gelijkmatiger over de zaal verdeelt, in het vak een line array genoemd. Halverwege zetten wij delay-speakers bij die een fractie later spelen, zodat de achterste rij een woord op hetzelfde moment hoort als de voorste.

In een kantine of bedrijfsruimte is het andersom: harde vloeren, veel glas en zelden een voorziening die u kunt gebruiken. Hangen er geen schermen, dan brengen wij ze mee. Is de beste plek voor uw feest een parkeergarage, dan zetten wij daar techniek neer.

Buiten kaatst niets terug. Het geluid moet van meer kanten komen en de luidsprekers staan verder uit elkaar, over een gebied dat een stuk groter is dan een zaal. Wij dekken ze af tegen regen en zetten waar het kan alles onder een overkapping. Krachtstroom is buiten vrijwel altijd nodig, en bij een groot LED-scherm of een zware installatie binnen ook.

En soms is het antwoord dat er weinig nodig is. Bij een kleine groep in één ruimte doet de akoestiek het meeste werk. Een handmicrofoon en een compacte luidspreker zijn dan genoeg. Dat zeggen wij ook als u om meer vraagt.

Wat verandert er per soort bijeenkomst?

Vooral de opbouwtijd, het aantal technici en de manier waarop met microfoons wordt gewerkt. Bij congrestechniek bouwen wij de dag ervoor op, zodat er op de showdag niets gehaast hoeft. Bij twee showdagen staan er drie technici: één voor geluid, één voor licht en één voor video en de algemene regie. Elke spreker krijgt een eigen microfoon, want headsets doorwisselen in de pauze loopt in de praktijk altijd uit.

Bij een ALV of ledenvergadering draait alles om verstaanbaarheid en om de procedure. De voorzitter moet het woord kunnen geven en kunnen afkappen, leden moeten vanuit de zaal gehoord worden, en de vergadering wordt opgenomen zodat de notulist er achteraf bij kan.

Een medewerkersbijeenkomst of townhall is vaak hybride, en de aparte geluidsbalans voor thuiskijkers is het punt waar het dan meestal op misgaat. Bij een sportevenement of buitenprogramma vervalt de zaal helemaal: het geluid moet van start en finish tot het podium dekken, de omroeper loopt rond met een draadloze microfoon, en het weer bepaalt mee hoe er opgebouwd wordt.

Meer over congrestechniek Meer over ALV-techniek Meer over medewerkersbijeenkomsten Uitgewerkte producties bekijken

Hoeveel technici staan er op mijn bijeenkomst?

Meestal één AV-technicus, bij een groot congres drie. Een vergadering of een eendaags programma in één zaal kan één ervaren technicus aan, die geluid en beeld tegelijk bedient. Bij een meerdaags congres verdelen wij de rollen, en bij grote producties zetten wij een aparte technicus in die alleen het microfoonbeheer doet.

Wij leveren ook techniek en personeel voor meerdere zalen tegelijk, en stellen daar geen grens aan. Heeft u tien subzalen nodig, dan regelen wij dat. Laat het wel op tijd weten, want het gaat om apparatuur én om mensen die op dezelfde dag beschikbaar moeten zijn.

Bij een programma met sprekers blijft er iemand bij de apparatuur, het hele programma lang. Valt er een microfoon uit of loopt het programma anders dan gepland, dan wordt dat opgelost terwijl het doorloopt.

Maar niet elke klus vraagt daarom. Soms is het antwoord dat wij opbouwen, testen, uitleggen hoe het werkt en de installatie overdragen, zonder dat er tijdens het programma iemand van ons bij blijft. In het vak heet dat turn-key. Wij hebben dat bijvoorbeeld gedaan voor een filmvertoning. Een week van tevoren opgebouwd en overgedragen, de installatie draaide de hele dag, en de dag erna hebben wij hem weer opgehaald. Toen ze halverwege even niet meer wisten hoe iets werkte, was dat telefonisch opgelost.

Vertel wat u van plan bent, dan zeggen wij of er tijdens het programma een technicus bij moet blijven. Bij een bijeenkomst met sprekers, microfoons die doorgegeven worden of een livestream raden wij bediening op locatie aan. Bij een vaste opstelling die de hele dag hetzelfde doet, is dat vaak niet nodig. Leveren, opbouwen en ophalen doen wij in beide gevallen zelf.

Wat kost audiovisuele techniek voor een evenement?

Reken voor een bijeenkomst met sprekers en een presentatie op ongeveer 1650 euro, exclusief transportkosten. Daar zitten vier luidsprekers, vijf headsets, twee handmicrofoons, de bijbehorende apparatuur en een technicus op locatie in. Komen er beeldschermen bij, dan loopt dat ruwweg 1000 euro op. Voor licht valt geen richtbedrag te geven, want daar bepaalt het budget rechtstreeks hoe groot de show wordt. Beschouw deze bedragen als indicatie en niet als tarief: twee bijeenkomsten van dezelfde omvang kunnen totaal verschillende techniek vragen.

Bel of app ons en vertel wat u van plan bent. Meestal kunnen wij aan de telefoon al een richting geven, zodat u weet of u in de goede orde van grootte zit. Die schatting is niet bindend; hij is bedoeld om u snel verder te helpen.

De daadwerkelijke prijs staat in de offerte: schriftelijk en opgebouwd rond uw locatie en programma, zodat u precies ziet wat u krijgt en waarom. Past een wens niet binnen het budget of de locatie, dan hoort u dat vooraf en stellen wij een alternatief voor. Wij geven pas een offerte af als wij weten dat wij het kunnen leveren.

Wat moet ik zelf regelen?

Uw eigen inhoud, om te beginnen. Presentaties en video’s maken wij niet, tenzij u daar expliciet om vraagt. De audiovisuele techniek regelen wij. Verder hebben wij op locatie een paar praktische dingen van u nodig, en hoe eerder die geregeld zijn, hoe rustiger de opbouw verloopt.

Vergunningen en muzieklicenties regelt u zelf. Organiseert u iets buiten, dan is de vergunning aan u. Wilt u muziek draaien, dan hebben wij een licentie van u nodig: zonder licentie kunnen wij alleen rechtenvrije muziek afspelen. Dat regelt u vooraf bij Buma/Stemra.

In welke regio werken jullie?

Wij zitten in Nieuwegein en werken het vaakst in IJsselstein, Vianen, Utrecht, Amsterdam, Den Haag, Schiphol en Eindhoven. Verder leveren wij door heel Nederland. Vanuit Nieuwegein ligt vrijwel alles binnen redelijke afstand, dus de locatie is zelden een belemmering.

Wij hebben gewerkt voor groepen van 20 personen tot 10.000 bezoekers bij een sportevenement buiten. De meeste bijeenkomsten die wij verzorgen zitten tussen de 50 en 400 personen.

Nog meer vragen

Wat opdrachtgevers ons verder vragen

Werken jullie met eigen apparatuur of wordt er ingehuurd?

Onze geluids- en beeldapparatuur is eigen bezit en modulair opgebouwd, zodat die voor uiteenlopende opdrachten inzetbaar is. Wij hoeven dus niets bij te huren en weten van elk onderdeel wat het doet en dat het werkt. Alles wordt getest voordat het de bus in gaat.

Hoe ver van tevoren moet ik boeken?

Dat verschilt per seizoen. Bent u er een maand of langer van tevoren bij, dan is er in de regel ruimte om alles goed te regelen. Korter wordt lastiger, maar niet onmogelijk: wij hebben opdrachten aangenomen waarvoor 48 uur van tevoren werd gebeld. Bel in zo’n geval, dan weet u meteen waar u aan toe bent.

Wat gebeurt er als er tijdens het programma iets uitvalt?

Bij bediening op locatie staat er altijd iemand naast de apparatuur. Wij blijven dan het hele programma, dus als er iets uitvalt of het programma anders loopt dan gepland, wordt het direct opgelost. Is de installatie aan u overgedragen, dan zijn wij tijdens het programma telefonisch bereikbaar.

Kunnen sprekers hun eigen laptop gebruiken?

Dat kan. Vooraf bespreken wij welke opzet het wordt: alles loopt vanuit de regie en sprekers krijgen een klikker, of zij prikken zelf in op het podium. Allebei tegelijk kan ook. Vooral bij presentaties met een live demo werken sprekers graag op hun eigen laptop. Laat het van tevoren weten, dan ligt de juiste aansluiting klaar.

Krijg ik de opname van de bijeenkomst mee?

Ja. Een ruwe opname voor uw notulist krijgt u direct na afloop mee op een usb-stick, als mp3 of wav. Lukt dat ter plekke niet, dan mailen wij hem uiterlijk de volgende dag. Bij video duurt het langer omdat de bestanden groot zijn, en moet er nog gemonteerd worden, dan spreken wij vooraf af wanneer u het materiaal krijgt.

Moet er tijdens het programma een technicus van jullie bij blijven?

Niet altijd. Een technicus van ons levert de installatie, bouwt hem op, test alles en legt uit hoe het werkt. Daarna kunnen wij vertrekken en halen wij de installatie na afloop weer op. In het vak heet dat turn-key. Zo hebben wij een geluidsinstallatie geleverd voor een filmvertoning: een week van tevoren opgebouwd, de hele dag gedraaid, en de dag erna opgehaald. Voor vragen tussendoor zijn wij telefonisch bereikbaar. Of het verstandig is hangt af van uw programma: bij sprekers, wisselende microfoons of een livestream raden wij bediening op locatie aan. Losse apparatuur om zelf op te halen en neer te zetten verhuren wij niet.

Verzorgen jullie ook bruiloften en feesten?

Ja. Het grootste deel van ons werk bestaat uit zakelijke bijeenkomsten, maar bruiloften, buitenfeesten en verenigingsfeesten verzorgen wij ook. Vertel wat u voor ogen heeft, dan zeggen wij wat daarvoor nodig is.

Audiovisuele techniek voor uw evenement